Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO:

ZenIQ – Smart Systems OG
Mollardgasse 30–32/7/10, 1060 Wien, Österreich
E-Mail: hallo@zen-iq.at
Telefon: +43 660 158 53 58

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht verpflichtend zu bestellen und wurde nicht bestellt. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Hosting & Server-Logfiles

Diese Website wird bei Cloudflare betrieben (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Cloudflare stellt die Server-Infrastruktur (Edge/Workers) sowie ein Content-Delivery- und Sicherheitsnetzwerk bereit.

Beim Aufruf der Website verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Zugriffsdaten in Server-Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die abgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystem-Informationen (User-Agent). Diese Verarbeitung ist für den sicheren und stabilen Betrieb sowie zur Abwehr von Angriffen erforderlich.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Webauftritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Datenübermittlung in die USA: Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend werden Standardvertragsklauseln der EU-Kommission als geeignete Garantie nach Art. 46 DSGVO herangezogen. Trotz dieser Garantien kann in den USA ein im Vergleich zur EU geringeres Datenschutzniveau bestehen.

3. Schriftarten (Bunny Fonts)

Zur einheitlichen Darstellung von Schriften nutzen wir Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slowenien/EU) – einen datenschutzfreundlichen Dienst innerhalb der EU. Beim Laden der Schriften wird eine Verbindung zu den Servern von Bunny Fonts hergestellt. Der Anbieter protokolliert nach eigenen Angaben keine personenbezogenen Daten und setzt keine Cookies. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer ansprechenden, einheitlichen Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies & lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Werbe- oder Tracking-Zwecken und bindet keine Tracking-Dienste oder Werbe­netzwerke ein. Es findet kein nutzerübergreifendes Tracking statt.

Für einzelne, von dir aktiv genutzte Funktionen speichern wir Informationen ausschließlich lokal in deinem Browser, ohne sie an uns zu übertragen:

• Merkliste/Lesezeichen (localStorage): merkt sich von dir markierte Artikel auf deinem Gerät.
• Intro-Animation (sessionStorage): merkt sich für die aktuelle Sitzung, ob die Start-Animation bereits gezeigt wurde.
• Shop-Funktionen (localStorage): Warenkorb (bei angemeldeten Konten zusätzlich am Konto gespeichert, siehe Abschnitt 10), Wunschliste, Vergleichsliste, zuletzt angesehene Produkte sowie die von dir verschobene Position des Warenkorb-Buttons.
• Newsletter-Hinweis (localStorage/sessionStorage): merkt sich, ob dir der Newsletter-Hinweis schon gezeigt wurde und ob du ihn weggeklickt oder dich bereits angemeldet hast, damit er dich nicht wiederholt unterbricht.

Diese Speicherung ist für die jeweils von dir angeforderte Funktion unbedingt erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021) und enthält keine personenbezogenen Daten, die an uns übermittelt werden. Ein Einwilligungs-Banner ist daher nicht erforderlich. Du kannst diese lokalen Daten jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen.

Herkunft deines Besuchs: Kommst du über einen Link mit Kampagnen-Kennzeichnung (UTM) oder von einer anderen Website zu uns, merken wir uns das für die Dauer deiner Sitzung (sessionStorage), um nachzuvollziehen, welche unserer Kanäle Anfragen bringen. Diese Information enthält für sich genommen keine personenbezogenen Daten; sendest du danach unser Kontaktformular ab, wird sie der Anfrage beigefügt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Auswertung, welche Kanäle zu Anfragen führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Kontaktaufnahme & Kontaktformular

Wenn du uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktierst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewähltes Thema und deine Nachricht), um deine Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung der Formularnachricht an uns erfolgt per E-Mail über Cloudflare. Wir speichern deine Anfrage, bis sie abschließend bearbeitet ist, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Spam-Schutz (Cloudflare Turnstile): Zum Schutz des Formulars vor automatisiertem Missbrauch setzen wir Cloudflare Turnstile ein. Dabei werden technische Informationen deines Geräts und deines Verhaltens auf der Seite ausgewertet, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Cloudflare Turnstile ist auf Datensparsamkeit ausgelegt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Spam und Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Terminbuchung (Cal.com)

Für die Buchung eines Erstgesprächs auf der Seite „Beratung“ nutzen wir den Dienst Cal.com (Cal.com, Inc., USA), eingebunden als Inline-Kalender. Wenn du einen Termin buchst, verarbeitet Cal.com die von dir eingegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin und ggf. weitere Angaben), um den Termin zu organisieren und dir eine Bestätigung sowie Erinnerungen zu senden. Bereits beim Laden des Kalenders werden technisch notwendige Daten (u. a. deine IP-Adresse) an Cal.com übermittelt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer einfachen Terminvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Datenübermittlung in die USA: Cal.com, Inc. hat ihren Sitz in den USA. Eine Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO). Näheres regelt die Datenschutzerklärung von Cal.com.

Terminerinnerung (Resend): Damit du dein gebuchtes Erstgespräch nicht vergisst, senden wir dir vorab eine Erinnerungs-E-Mail. Für deren Versand nutzen wir den Dienst Resend (Resend, Inc., USA), der dazu deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und den Termin verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Terminerinnerung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO).

7. KI-gestützte Assistenten

Auf unserer Website bieten wir einen KI-Assistenten an, der Fragen zu unseren Leistungen beantwortet. Deine Eingaben werden zur Beantwortung an Cloudflare Workers AI übermittelt und dort verarbeitet (Cloudflare, Inc. bzw. Cloudflare Germany GmbH, als Auftragsverarbeiter). Wir verwenden deine Eingaben nicht zum Training von KI-Modellen.

Bitte gib im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ein. Wenn du über den Chat eine Beratungsanfrage stellst, speichern wir die von dir angegebenen Kontaktdaten sowie den Gesprächsverlauf, um deine Anfrage zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Anfragenbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Intern setzen wir denselben Dienst für einen Assistenten ein, der uns bei der Bearbeitung von Anfragen und der Vorbereitung von Nachrichten unterstützt. Auch dabei werden keine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet.

8. Geschäftskontakte & Direktansprache (B2B)

Zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir Kontaktdaten von Unternehmen und deren vertretungsbefugten Personen. Diese Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen — insbesondere aus den gesetzlich vorgeschriebenen Impressumsangaben auf Unternehmenswebsites (§ 5 ECG, § 14 UGB), aus Branchen- und Firmenverzeichnissen sowie aus Angaben, die uns direkt übermittelt wurden.

Verarbeitet werden: Firmenname, Anschrift, Website, Telefonnummer, Name und geschäftliche E-Mail-Adresse der vertretungsbefugten Person sowie eine interne Einordnung nach Branche und Relevanz.

Kategorien und Herkunft (Art. 14 DSGVO): Wir haben diese Daten nicht bei dir selbst erhoben, sondern den genannten öffentlichen Quellen entnommen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Ansprache zur Anbahnung einer geschäftlichen Zusammenarbeit, gestützt auf unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir sprechen ausschließlich Unternehmen an, deren Tätigkeit einen sachlichen Bezug zu unseren Leistungen aufweist.

Versandwege: Für den E-Mail-Versand nutzen wir Resend (Resend, Inc., USA). Auf Wunsch oder bei bestehendem Geschäftskontakt sprechen wir auch über WhatsApp Business an; dabei verarbeitet Meta Platforms Ireland Ltd. die Telefonnummer und den Nachrichtenverlauf als Auftragsverarbeiter. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO).

Widerspruch: Du kannst der Verarbeitung zu Werbezwecken jederzeit widersprechen — ohne Angabe von Gründen und ohne andere als die Übermittlungskosten. Dafür genügt der Abmelde-Link in jeder unserer Werbenachrichten oder eine formlose Nachricht an hallo@zen-iq.at. Nach einem Widerspruch erhältst du keine weiteren Werbenachrichten von uns; wir speichern dazu lediglich deine E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, damit der Widerspruch dauerhaft wirkt.

Speicherdauer: Kontaktdaten aus der Geschäftsanbahnung löschen wir, sobald feststeht, dass keine Zusammenarbeit zustande kommt — spätestens jedoch nach drei Jahren ohne Kontakt. Unser System prüft das laufend und erinnert uns rechtzeitig vor Ablauf der Frist. Daten aus einer bestehenden Geschäftsbeziehung unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

9. Dokumentenablage

Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung speichern wir Unterlagen (z. B. Angebote, Pläne, Fotos), die du uns übermittelst oder die im Projektverlauf entstehen. Diese liegen verschlüsselt bei unserem Hosting-Dienstleister Cloudflare in der EU und sind ausschließlich für uns zugänglich. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

10. Kundenkonto im Online-Shop

Wenn du ein Kundenkonto anlegst, speichern wir die dabei angegebenen Daten (E-Mail-Adresse, Name, Telefonnummer, gegebenenfalls Anschrift, Firma und UID-Nummer), eine Kundennummer sowie dein Passwort — Letzteres ausschließlich als nicht umkehrbare Prüfsumme, nie im Klartext. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung beziehungsweise die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Warenkorb. Damit dein Warenkorb einen Gerätewechsel übersteht, speichern wir seinen Inhalt zusätzlich zu deinem Konto. Er wird gelöscht, sobald du bestellst oder ihn leerst.

E-Mails rund um dein Konto. Nach der Registrierung erhältst du eine Begrüßungsnachricht. Änderst du dein Passwort oder setzt es zurück, erhältst du eine Sicherheitsbenachrichtigung an die hinterlegte Adresse — diese lässt sich nicht abbestellen, weil sie der einzige Weg ist, einen unbefugten Zugriff zu bemerken. Bleibt Ware länger als 24 Stunden in deinem Warenkorb liegen, erinnern wir dich einmalig daran; das stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der Abwicklung angebahnter Bestellungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und du kannst dem jederzeit formlos widersprechen.

Auskunft und Löschung direkt im Konto. Unter „Mein Konto“ kannst du jederzeit sämtliche zu deinem Konto gespeicherten Daten als Datei herunterladen (Art. 15 und 20 DSGVO) und dein Konto löschen (Art. 17 DSGVO). Beim Löschen werden Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse unwiderruflich entfernt und das Konto unbenutzbar gemacht. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben davon unberührt — dazu verpflichtet uns die siebenjährige Aufbewahrungsfrist des § 132 BAO (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), die dem Löschanspruch insoweit vorgeht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

11. Newsletter

Für den Newsletter verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse. Die Anmeldung läuft im Doppel-Bestätigungsverfahren: Nach dem Absenden des Formulars erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du diesen anklickst, nehmen wir dich in das Verzeichnis auf und versenden Newsletter. Klickst du nicht, verfällt die Anmeldung nach sieben Tagen von selbst.

Gespeichert werden dabei deine E-Mail-Adresse, der Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, die Herkunft der Anmeldung sowie deine IP-Adresse in ausschließlich gehashter Form. Diese Angaben dienen dem Nachweis der Einwilligung, zu dem wir gesetzlich verpflichtet sind (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 107 TKG). Du kannst sie jederzeit mit einem Klick widerrufen — über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder mit einer formlosen Nachricht an hallo@zen-iq.at. Nach der Abmeldung bleibt deine Adresse ausschließlich in einer Sperrnotiz gespeichert, damit der Widerruf dauerhaft wirkt und die Adresse nicht durch einen späteren Eintrag versehentlich zurückkommt.

Der Newsletter wird über Resend versendet (siehe Abschnitt 12).

12. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Eine Übermittlung deiner Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) setzen wir ein: Cloudflare (Hosting, E-Mail-Zustellung des Kontaktformulars, Spam-Schutz Turnstile, KI-Assistenten über Workers AI sowie verschlüsselte Dokumentenablage), Cal.com (Terminbuchung auf der Seite „Beratung“), Resend (Versand der Termin-Erinnerung sowie geschäftlicher E-Mail-Nachrichten) und Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business, sofern die Ansprache über diesen Weg erfolgt).

13. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an hallo@zen-iq.at.

14. Beschwerderecht

Wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen die DSGVO verstößt, hast du das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: dsb.gv.at

15. Aktualität & Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung ändert – etwa beim Einsatz neuer Dienste. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.

Fragen zum Datenschutz? Kontaktiere uns – wir helfen gern weiter.